MS Teams für gemeinsames Arbeiten an Dokumenten, SharePoint für Dateien, Asana für Projekte, dazu separate Chat-Programme und verschiedene Fachanwendungen: Der digitale Arbeitsplatz vieler Unternehmen wurde nicht strategisch geplant, sondern ist über die Jahre gewachsen. Die Folge: Inhalte werden parallel an verschiedenen Orten abgelegt, Verantwortlichkeiten für Pflege und Aktualisierung sind nicht eindeutig geregelt und für Dokumente fehlt eine eindeutige Ablagelogik. Mitarbeitende verlieren Zeit bei der Suche nach relevanten Informationen. Und für Kommunikationsverantwortliche ergibt sich ein strukturelles Problem: Sie sollen Orientierung in einer Arbeitsumgebung schaffen, in der Strukturen fehlen.

Schnell gerät dann das Intranet in die Kritik. Es wirkt überladen, wird zu wenig genutzt oder erscheint veraltet. Die Plattform steht zur Debatte, und mit ihr die Frage nach Relaunch oder Ausschreibung. Doch selten liegt das Problem allein an der Technik.

Tool- oder Governance-Problem?

Viele Schwachstellen, die Unternehmen ihrem Intranet zuschreiben, sind keine reinen Tool-Probleme. Die Plattform bekommt häufig die Schuld für etwas, das organisatorisch nie sauber geregelt wurde: Welches Tool dient welchem Zweck? Wer verantwortet Inhalte? Nach welchen Standards wird veröffentlicht, geprüft oder gelöscht?

Dass dies kein Randphänomen ist, zeigen auch aktuelle Zahlen. Laut einer Studie von Staffbase finden knapp 43 Prozent der Befragten ihr Intranet unübersichtlich. Was nach einem Technologieproblem aussieht, ist in Wahrheit oft ein Governance-Problem, denn es mangelt häufig an Klarheit und nicht an den technischen Funktionalitäten.

Die Intranet-Review – eine interdisziplinäre Methode in drei Stufen

Genau für diese Situation haben wir die „Intranet-Review“ entwickelt. Der strukturiere, methodische Prozess hilft, vorschnelle Technologieentscheidungen zu vermeiden und stattdessen fundiert zu klären, ob Weiterentwicklung, Neuaufstellung oder Governance-Arbeit der richtige nächste Schritt ist.

1. Stufe: Aufsetzen

Zunächst wird der Prozess aufgesetzt und eine Taskforce ins Leben gerufen. In einer crossfunktionalen Arbeitsgruppe mit Mitarbeitenden aus verschiedenen Bereichen und mit verschiedenen Rollen arbeiten wir mit den Menschen, die die bestehenden Systeme täglich nutzen, administrieren, befüllen oder inhaltlich verantworten. Kommunikation, IT, Fachbereiche und Administration bringen ihre Perspektiven zusammen.

2. Stufe: Analysieren und Priorisieren

Im nächsten Schritt bündeln wir die Anforderungen der verschiedenen Rollen. Wo entstehen Reibungsverluste? Welche Tools werden wofür genutzt? Welche Regeln gibt es, welche existieren nur auf dem Papier und welche fehlen? Hier werden die Anforderungen priorisiert.

3. Stufe: Einordnen

Abschließend ordnen wir die Anforderungen zu: Wo handelt es sich tatsächlich um ein Tool-Problem und was ist eine Governance-Frage? So entsteht eine fundierte Entscheidungsgrundlage, bevor über Relaunch, Neuaufstellung oder Ausschreibung gesprochen wird.

Unsere Herangehensweise ist dabei bewusst interdisziplinär: Beraterinnen und Berater aus dem Kompetenzfeld Change + Internal Communication und der Unit Digital Communication bringen im Team sowohl ein tiefes Verständnis für interne Kommunikation als auch für Plattformen, Strukturen und digitale Zusammenhänge ein.

Was folgt nach der Analyse?

Wenn sich zeigt, dass die eigentlichen Schwachstellen nicht in der Plattform, sondern in Rollen, Prozessen und Regeln liegen, endet unsere Begleitung nicht mit der Problembeschreibung. Wir unterstützen auch bei der nächsten Aufgabe: Wir sichten bestehende Governance-Regeln, schärfen Verantwortlichkeiten, entwickeln Redaktions- und Freigabeprozesse weiter und erarbeiten praktikable Leitplanken. Denn ein neues Intranet hilft wenig, wenn weiter unklar bleibt, welches Tool wofür gedacht ist, wer Inhalte verantwortet und nach welchen Regeln gearbeitet wird.

Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie Ihre Intranet-Situation fundiert einordnen möchten.