Lessons Learned nach einem Firmenumzug

Das Immobilienunternehmen berlinovo ist zu Jahresbeginn in eine neue Unternehmenszentrale gezogen. Doch ein Firmenumzug, gepaart mit neuen Arbeitsformen und offenen Raumkonzepten, wird schnell zum komplexen Change-Projekt. Wie gelingt die Kommunikation, wenn Mitarbeitende zwischen Vorfreude und Widerstand schwanken? Wir haben mit Sabrina Grela, Projektleiterin Umzug bei der berlinovo, Resümee gezogen.

Bei eurem Umzug ging es nicht nur um neue Räume, sondern auch um ein neues Arbeitskonzept. Was kam da auf die Belegschaft zu?

Wir haben gleich drei große Veränderungen auf einmal umgesetzt: offenere Raumgestaltung, Desk-Sharing in sogenannten Homezones und neue, flexible Möbel. Das war ein anspruchsvolles Unterfangen für alle Beteiligten.

Eine neue Arbeitsumgebung bietet die Chance, auch die Zusammenarbeit zu verändern. Welche kulturellen Impulse wolltet ihr setzen?

© berlinovo

Wir waren uns bewusst, dass räumliche Veränderungen allein keinen Kulturwandel bewirken. Trotzdem wollten wir gezielt ansetzen: Großzügige Kaffeeküchen sollen bereichsübergreifenden Austausch fördern, was beim informellen Gespräch schon gut klappt. Flexible Möbel und verschiedene Raumsituationen sollen Beweglichkeit ermöglichen, physisch wie mental. Das funktioniert teilweise: Die Möbel werden gut angenommen, mit den offenen Flächen fremdeln einige Kolleginnen und Kollegen noch. Das wird aber mit der Zeit besser.

Wie seid ihr kommunikativ mit Widerständen und kritischen Stimmen aus der Belegschaft umgegangen?

Raum geben, zuhören, ernst nehmen – das war das A und O. Alles konnte angesprochen werden. Entscheidungen haben wir erläutert. Und wir sind immer im Gespräch geblieben. Oft finden sich in informellen Gesprächen die wichtigsten Impulse.

Interessant war: Häufig gingen Meinungen diametral auseinander. Beim neuen Kaffeeautomaten beschwerten sich genauso viele über zu schwachen wie über zu starken Kaffee. Das war symptomatisch für viele Themen. Es hat geholfen, verschiedene Interessen zu benennen und Verständnis für die andere Seite zu wecken.

Mitarbeiterbeteiligung ist ein wichtiges Erfolgskriterium. Welche Beteiligungsformate haben gut funktioniert?

Es gab im Projektverlauf verschiedene Beteiligungsformate für die unterschiedlichen Gremien und Personengruppen. Unser Format “Tilla im Dialog” (Tilla war der Name des Umzugsprojektes, Anm. d. Red.), ein regelmäßiges Gesprächsangebot in Präsenz, ist leider gefloppt, denn das Interesse war zu gering. Dagegen hat unser Botschafternetzwerk hervorragend funktioniert: Freiwillige aus den Teams sammelten u. a. Anliegen und gaben sie an uns weiter. Außerdem haben wir für alle Bereiche Umzugskoordinatoren installiert, die in den Teams unterstützt haben.

Welche Rolle spielten die Führungskräfte?

Eine zentrale. Sie haben nicht nur in der Planungsphase mitgestaltet, sondern steuerten auch maßgeblich die Wahrnehmung in ihren Teams. Deshalb haben wir bereits zwei Jahre vor dem Umzug angefangen, sie kaskadiert zu informieren. Später haben wir u. a. ein Dialogformat für Führungskräfte eingeführt: In der heißen Phase gab es alle zwei Wochen kurz und knackig die wichtigsten Neuigkeiten.

Was war euer wichtigster Erfolgsfaktor?

Transparenz. Wir haben über verschiedene Kanäle regelmäßig Projektupdates gegeben. Zudem hatten wir im alten Gebäude Musterräume eingerichtet und zu Besichtigungsterminen auf der neuen Fläche eingeladen. Zum Einzug gab es eine Willkommensbroschüre und Willkommensfrühstücke auf allen Etagen. Etwas später folgte eine Einweihungsparty, die Home Rallye, bei der das neue Gebäude spielerisch erkundet wurde. Die Geschäftsführung hat uns den Rücken gestärkt: Wir konnten offen kommunizieren und dieser Geist der Offenheit war im ganzen Haus spürbar. So leistete das Projekt selbst einen kulturellen Beitrag zu mehr Offenheit und Austausch.

Was würdest du heute anders machen?

Die Prozessklarheit früher herstellen. Am Anfang war nicht klar durchdacht, wer welche Rolle hat und wie Entscheidungen getroffen werden. Diese Unklarheiten kosten enorm viel Energie. Als wir das später strukturiert hatten, lief alles wie am Schnürchen.