Die Interne Kommunikation hat sich in den letzten Jahren professionalisiert und ihre strategische Bedeutung ist gewachsen. Gleichzeitig wird es immer schwieriger, Mitarbeitende tatsächlich zu erreichen. Trotz einer wachsenden Anzahl an Kanälen und Tools kommen immer weniger Botschaften bei den Menschen an. Woran liegt das?

Mit der Einführung des Digital Workplace und hybrider Arbeitsformen hat sich die Arbeitswelt grundlegend verändert. Immer mehr Plattformen und Anwendungen sollen Kommunikation und Zusammenarbeit erleichtern. Laut einer Befragung von Asana (2023) nutzen Wissensarbeitende im Durchschnitt 10 verschiedene Anwendungen pro Tag – deutlich mehr als noch vor wenigen Jahren. Darunter fallen sowohl Kommunikationstools wie E-Mail, Chat und Videokonferenzen als auch Projektmanagement-Tools, Office-Anwendungen wie Word, PPT oder Excel und browserbasierte Fachanwendungen sowie KI-Programme.

Hinzu kommt: Ein Veränderungsprozess jagt den nächsten, die Parallelität von Change Projekten ist zur Normalität geworden. Digitalisierung, Künstliche Intelligenz, neue Marktanforderungen und wirtschaftlicher Druck prägen die Rahmenbedingungen, unter denen Organisationen heute handeln.

Für die Interne Kommunikation ist die Begleitung von Transformationsprozessen und Change-Projekten inzwischen eine der wichtigsten Aufgaben, denn immer mehr Themen –von IT-Security, neuen Richtlinien und strategischen Neuausrichtungen bis zu Reorganisationen – müssen kommuniziert werden.

Information Overload, Technostress und Change Fatigue sind die Folge

Mitarbeitende leiden zunehmend an Information Overload und Technostress. Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin stuft Information Overload mittlerweile als arbeitsmedizinischen Risikofaktor ein. Und eine aktuelle YouGov-Umfrage im Auftrag von HIRSCHTEC und Powell zeigt: 42 Prozent der digital arbeitenden Beschäftigten fühlen sich durch die Vielzahl an Tools und Kanälen überfordert. Technostress – ein Begriff, den Craig Brod 1984 als „moderne Anpassungskrankheit” prägte – beschreibt psychologische Reaktionen auf negative Erfahrungen mit Technologien.

Das Phänomen der Change Fatigue – der Erschöpfung durch permanente Veränderungsprozesse – nimmt zu. Eine Befragung von FTI Consulting und der Quadriga Hochschule Berlin zeigt, dass 85 Prozent der Befragten von akuter Veränderungsmüdigkeit in ihrer Belegschaft berichten.

Mitarbeitende schalten zunehmend auf Durchzug und die Aufmerksamkeitsspanne sinkt. E-Mails bleiben ungelesen, Teams-Nachrichten versickern im Feed und auf Beteiligungsaufrufe wird kaum noch reagiert. Im hybriden Umfeld verstärken Desk Sharing und digitale Zusammenarbeit die Fragmentierung und das Zugehörigkeitsgefühl sinkt.

Warum wirken klassische Kommunikationsrezepte nicht mehr?

Belegschaften sind schwerer zu erreichen, Botschaften dringen nicht mehr durch und der Koordinationsaufwand der internen Kommunikation steigt. KI beschleunigt die Content-Produktion, aber die Aufnahmekapazität der Menschen bleibt dieselbe. Oft reagieren Kommunikationsverantwortliche mit noch mehr Kommunikation, aber das löst das Problem nicht.

Wie lässt sich interne Kommunikation wieder wirksam gestalten?

Drei Tipps von uns an Sie:

1. Kanäle konsequent aufräumen und verbindliche Regeln etablieren

Eine ehrliche Bestandsaufnahme der vorhandenen Kommunikationskanäle hilft: Welche Tools werden genutzt, welche sind überflüssig? Wo bestehen parallele Strukturen, die abgeschaltet werden können?

Verbindliche Regeln schaffen Orientierung und reduzieren Komplexität. Ein bewährter Ansatz: Kollaboration über MS Teams, relevante Informationen per E-Mail, Unternehmensnews im Intranet. Ein Ampelsystem klärt Dringlichkeiten: Nicht jedes Tagging bedeutet sofortigen Handlungsbedarf. Es hilft, zwischen „FYI”, „bitte bis Ende der Woche” und „dringend, heute noch” zu unterscheiden.

2. Relevanz erhöhen: Personalisieren statt pauschalisieren

One size doesn’t fit all: Es empfiehlt sich, Inhalte empfängerorientiert zu konzipieren. Must-know-Informationen sollten klar von Nice-to-know getrennt werden. Informationen lassen sich nach Tiefe staffeln, etwa mit einem prägnanten Teaser und zusätzlichen Details für Interessierte. Wöchentliche, kuratierte Übersichten („Digest“) ersetzen tägliche Einzelmeldungen. Für verschiedene Bereiche – Produktion, Verwaltung, Außendienst – können gezielt unterschiedliche Nachrichten bereitgestellt werden. Tools wie Microsoft Viva oder Staffbase unterstützen die Segmentierung. Das Ziel: nur relevante Inhalte erreichen die jeweilige Zielgruppe.

3. Auch mal bewusst auf Kommunikation verzichten?

Eine weitere Option wird selten in Betracht gezogen: Die Kommunikation auf das Wesentliche beschränken. Gerade Symbolkommunikation lässt sich oft reduzieren. Ziel ist es, Inhalte auf die wichtigsten Botschaften zu beschränken. Besonders im Change wird oft geglaubt, dass viel Kommunikation auch bedeutet viel Aktivität bedeutet, aber sie sorgt oft einfach nur für viel Unruhe.

Drei Fragen sollte man sich vor jeder Kommunikationsaktivität stellen:

1. Wer muss diese Information tatsächlich wissen, wer nicht?
2. Welche Handlung soll im Anschluss folgen?
3. Ist der Zeitpunkt sinnvoll gewählt?

Wir unterstützen gerne mit Tool-Audits, Channel-Strategien und wirkungsvoller interner Kommunikation.